文書管理が重要な理由や注意点などについて解説！文書管理のよくある課題や、文書管理が重要な理由などを記載。
文書管理とは「会社情報や顧客情報といった社内にある文書を作成から破棄まで適切に管理すること」を言います。 企業の経営活動に伴って必ず発生する文書は適切に管理されなければいけません。 適切に社内文書管理しないと、業務効率の低下につながってしまい情報が流出して企業の信用を損ねてしまう可能性もあります。 そのため、基本業務のひとつとして企業は文書管理に取り組んでいます。 ISOにおける文書管理の基本事項と押さえておくべきポイントについて詳しくご紹介いたします。 【文書管理とは？】 ■業務効率や生産性の向上やコンプライアンス強化を進める上で非常に重要 ■文書管理をする際、文書保管期間の適切なルール決めも大切 【文書管理のよくある課題】 ■膨大な量の紙資料があり、保管スペースが足りない ■会社が保管すべき文書を個人が持っている ■社員が探している文書がスムーズに見つからない ■紙文書だと紛失・情報漏えいなどのセキュリティ面で不安がある ■外出先で文書をスムーズに確認できない ■文書データを資産として活用できない ※詳しくは関連リンクより分かりやすく解説致します。
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■文書管理が重要な理由 ・業務効率や生産性の向上 社内文書を適切に管理することで、社員が目当ての文書を簡単に見つけられるようになり、 書類を探す時間の削減ができるため、業務の効率化に繋がります。 ある調査では「1人の社員が日常業務において書類を探す時間は1日約20分」と言われています。 1年に換算すると約80時間も書類を探していることになります。 適切な文書管理をおこなうことで、必要な資料を探す手間がなくなります。 ・コンプライアンス強化 適切な文書管理は、セキュリティ対策にもつながるためコンプライアンス強化につながります。 社内文書には、個人情報や機密情報のように守秘義務のある内容が含まれます。 機密情報や個人情報が記載された書類等、守秘義務のある書類が外部に流出してしまうと、 企業の信頼を失うだけでなく訴訟などの問題にも発展する可能性もあります。 情報の漏えいや改ざん、紛失を防止するためにも適切な文書管理が重要になります。 また、顧客とのやり取りを記録した文書が正しく保管されていれば 「顧客とのトラブル発生時に相手へ説明するための根拠になる」というメリットもあります。
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弊社では、審査を行う日程調整にも柔軟に対応し、他の審査機関で2日かかる審査も1日で完了することもできる『ISO規格認証審査サービス』を ご提供しております。 審査日数が少ない分、日常業務への影響も最小限に抑えることが可能。 また、書類主義ではなく現場主義の審査を行っており、日常の業務内容の 説明がメインで審査を受けることができます。 何故このようなことが可能なのか、 それは弊社の一番の特徴でもある、内部で審査員を雇用しているからです。 内部で審査員を雇用することにより、審査費用・工数の適正化が可能となります。 また審査員の年齢層も若く、現場に合わせた柔軟な審査を実施させて頂くことで、価格だけではなく、管理責任者、現場の方の負担なく、ISO認証を取得することが可能となります。 【認証規格】 ■ISO9001品質マネジメントシステム ■ISO14001環境マネジメントシステム ■ISO27001情報セキュリティマネジメントシステム ■ISO45001労働安全衛生マネジメントシステム(建設業のみ) ※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問合せください。