野村総合研究所のニュース一覧

文書管理といえば、一昔前はファイルサーバを自社で構築・運用することが多くありました。 しかし、近年の想定外の災害を目の当たりにすると、業務の根幹に係る文書を自社内で管理するのは非常にリスクがあると感じます。 どのようなことに注意して導入したらよいでしょうか。 サーバやネットワークの多重化はもちろん、データセンターを複数拠点に分散、さらには複数拠点のうちの１つは遠隔地を選びバックアップしておくこと必要があるのではないでしょうか。 クラウドサービスでは海外のデータセンターを使う選択肢もありますが、様々なリスクを考えて国内データセンターを選ぶケースもあるかと思います。 文書管理クラウドサービス「Perma Document」では、国内の複数拠点のデータセンターに分散、遠隔地バックアップも国内を選択しています。 ご興味のある方はカタログP13をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

現在のビジネスにおいて、他社との分業、共同作業は欠かせないものではないでしょうか。 その際に必ず発生するのが文書の共同作成、双方の確認になります。近年はクラウドサービスによる共有が一般的になりつつありますが、そこにはいくつかの課題があります。 例えば、以下のようなものがあります。 １）インターネットからの不正アクセス ２）社外に共有した文書の漏洩 Perma Documentではこれらの対策を行っています。 １）については、ファイアウォールによる防御やアクセス元IPアドレスの制限等を行っています。アクセス元IPアドレスの制限を行うと、自社とパートナー会社以外はアクセスできません。これらによって不正アクセスのリスクを抑えています。 また、２）の文書漏洩への対策に有効なのは、情報自体を共有先に渡さないことです。文書はブラウザ上でのみ参照可能とし、印刷やダウンロードを制限する機能を提供しています。 ご興味のある方はカタログP11をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

担当者が記入／押印後、次の人に渡し、次の人も追記／押印後、さらに次の人に渡す、いわゆる申請書類のような記録書フォーマットをご利用ではないでしょうか。 物理的に紙の申請書類を利用する場合は、誰が止めているのかわからない上に、紛失するリスクがあります。 また、物理的に距離が離れている拠点が介在すると時間が掛かるといった課題がありました。 従来、このようなものを電子化するためには、記録書フォーマットごとにプログラム開発をしてアプリケーションを作成する必要があり、莫大なコストが掛かりました。 Perma Documentでは、業務担当者がプログラムを作成することなく、簡単な設定作業だけで記録書フォーマットを作成することが可能です。 この記録書は、ワークフローを利用して順番に各ユーザが担当部分のみを入力して作成します。また、ユーザは押印の代わりに電子署名をします。 さらに、一切、改ざんができない作りとなっており、製品／業務品質に拘りを持つお客様に最適です。 ご興味のある方はカタログP8をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

「製造の際、報告すべき不適合があったにも関わらず、記録を改ざんし隠ぺいされた」 というニュースが話題になりました。 製造現場での改ざんは、製品の品質低下や法規制違反による社会的信用の失墜など様々な問題を引き起こします。 また、上記のような意図的な例だけでなく、誤って文書を上書きしてしまったという場合でも、同様の結果を招きます。 このようなリスクに対しては、ユーザ教育だけでなくシステムによる制御が必要です。 Perma Documentでは、文書を変更する際は必ずバージョンアップをする必要があるため、上書き保存／改ざんはできません。 また各バージョンが保管されているため、後から変更部分を確認することも可能です。 ユーザは特に意識しないで通常のファイルサーバと同じように使っていても、内部ではしっかりと管理できています。 また、監査証跡機能も有しており、不正の抑止効果が期待できます。 ご興味のある方はパンフレットをご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

製品情報、顧客情報、業務で使う手順書や、人事情報・・・ これらの文書が漏洩してしまうと、社会的信頼が失墜するなど 企業に不利益が生じてしまいます。 ニュースで見る事例だけではなく、日常のヒヤリハットも 案外多いのではないでしょうか。 例えば １）印刷した文書を持ち出して紛失してしまう ２）PCにダウンロードした文書をメールで送ってしまう というようなことが情報漏洩のリスクとして考えられます。 機密情報といえども文書の参照はしたい、でも印刷やダウンロードはさせたくない。そのような場合に、PDでは権限に応じて印刷やダウンロードの可否を自由に設定できます。 ご興味のある方はカタログP7をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

製品標準書、手順書、マニュアル等、ページ数が多い文書、あるいは違うアプリケーション(MS-Word, MS-Excel, PDF等)で作成している文書のレビュー／承認を、「一つの文書扱い」で行いたいということがあると思います。 今までの文書管理システムだと、文書単位ではなく、ファイル単位でしかレビュー／承認ができませんでした。 その場合、一文書に対して何回も承認を行う必要がありますし、文書としての承認日、発効日、有効期限日が曖昧になっていました。 Perma Documentでは、違うアプリケーションで作成した複数のファイルをまとめて、一つの文書として扱い、レビュー／承認をすることができます。さらに、ISO9001で求められている以下の管理が可能となり、高品質の品質マネジメントシステムの構築が可能となります。 ・配布、アクセス、検索及び利用の記録 ・バージョン管理 ・ステータス管理(ドラフト→レビュー中→承認済→発効→有効期限切れ→保管期限切れ) 等々。 ご興味のある方はカタログP5をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

文書は一度作成したら終わりではありません。 内容が理解しにくい箇所を改善したり、情報を常に最新化しておく必要があります。 とはいえ、文書の更新中に業務を止めるわけにもいかないですよね。 その際に意図せず更新途中の文書を使ってしまうリスクが考えられます。 Perma Documentでは文書が不正にバージョンアップされていないことを保証するため、文書の各バージョン文書を残すようになっています。 V1.0 過去バージョン V2.0 有効バージョン V3.0 レビュー中バージョン 他社の文書管理システムでは、仮にバージョン管理ができても、常に最新バージョンを開くような仕様になっていることが多く、上記の例だと文書を開くとV3.0 レビュー中バージョンが開いてしまいます。 Perma Documentだと文書を開くと、V2.0 有効バージョンがデフォルトで開き、文書を利用する際に無効なバージョンを利用することがないようになっています。 ご興味のある方はカタログをご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

システム導入で重視するのは要求事項を満足する機能があること。 しかし、それだけでしょうか。 システム導入では、システム構築だけでなく、バックアップ、ディザスタリカバリ、障害対策、運用、そしてバリデーション等の検討・設計が必要になります。自社でサーバを保有する場合は、保守や5年ごとのサーバ更新も考慮しなければなりません。当然、相応の人員、時間を要し、コストが発生します。 全てを自社の責任において実現するのは負担がかなり大きくなります。 この課題を解決する手段として、クラウドサービスを活用し、システムを作らない/持たない方法があります。 当社のPerma Documentは、システム導入・運用で必要な事項をオールインワンで提供するクラウドサービスです。このため、低コスト、短期間で導入・運用開始できます。 ユーザ自身が行うバリデーション全般に関しては、実施を支援するサービスを提供しており、システムやバリデーションに不慣れであっても容易に導入することが可能です。 ご興味のある方はカタログP2をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

2026年9月、機能性表示食品のうち、天然抽出物等を原材料とする錠剤、カプセル剤等食品に対するGMP基準の適用が完全施行となります。対象企業では、製品標準書や手順書の整備のほか、変更管理/逸脱管理の実施・教育訓練・製造等に関する文書及び記録の適切な保存が求められています。 『Perma Document』は医薬品や医療機器業界において2008年から運用、70社以上が利用する文書管理クラウドサービスです。 GMP、ER/ES等の規制対象ドキュメントの長期保管やバージョン管理、発効管理、ワークフロー、配布・教育履歴の管理、および逸脱・変更管理を容易に実現できます。 文書ごとの表示、印刷、ダウンロード等のアクセス制御も可能です。 また、逸脱・変更管理機能では、ユーザーが業務フローのテンプレートを作成できるため、運用コストの削減も可能です。 そのほか、監査証跡管理、万全のバックアップやセキュリティを備えています。 これらにより規制文書の管理に関わる課題を解決し、業務の効率化が可能です。 ご興味のある方はカタログをご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。