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Agatha SOPを導入して品質管理・人材マネジメントの文書管理を向上！
肺がんを専門とする独立非営利学術研究団体Intergroupe Francophone de Cancérologie Thoracique様での「SOP管理・教育記録」の導入事例を ご紹介いたします。 同団体では、文書の点数が増えるにつれて文書管理がますます困難になり、 紙主体の手作業による文書管理では対応しきれないという課題がありました。 導入後は、版管理の自動化やレビュー・承認管理がシステム化され、必要な文書を すぐに見つけられるようになった等のお声をいただいております。 【事例概要】 ■課題 ・紙主体の手作業による文書管理では対応しきれない ■効果 ・人的ミスによるコンプライアンス違反のリスクを軽減 ・効率的で使いやすいと社内でも評価が高い ・教育実施状況の把握もシンプルで効率的になった ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
プラント設備保全の現場を支える、図面・文書管理システム
プラント業界の設備保全においては、迅速かつ正確な情報アクセスが求められます。特に、現場での緊急時対応や定期的なメンテナンス計画の立案には、最新の図面や保守記録への確実なアクセスが不可欠です。古い情報や紛失した書類は、作業の遅延や誤った判断につながるリスクを高めます。当システム『デジタルドルフィンズ』は、これらの課題に対し、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできる環境を提供し、設備保全業務の効率化と安全性の向上を支援します。 【活用シーン】 ・現場での図面確認 ・保守履歴の参照 ・点検記録の共有 ・緊急時の情報アクセス ・ペーパーレス化の推進 【導入の効果】 ・設備保全作業のスピードアップ ・書類探しの時間とコスト削減 ・誤った情報に基づくリスクの低減 ・現場での情報共有の円滑化 ・ペーパーレス化による保管スペースの削減
設計変更に迅速に対応。図面管理の効率化を支援します。
エンジニアリング業界では、設計変更に伴う図面や関連書類の管理が重要となります。頻繁な変更履歴の追跡、最新版の確実な共有、そして関係者間での迅速な情報伝達が求められます。これらのプロセスが滞ると、手戻りやミスの発生、プロジェクトの遅延につながる可能性があります。当システム『デジタルドルフィンズ』は、これらの課題に対応し、設計変更プロセスをスムーズに進めるための基盤を提供します。 【活用シーン】 ・設計変更時の図面・関連書類のバージョン管理 ・関係部署間での設計変更情報の共有 ・外出先からの設計図面へのアクセス ・過去の設計変更履歴の参照 【導入の効果】 ・設計変更作業のスピードアップ ・図面探しの時間とコストの削減 ・設計変更に伴うミスの低減 ・関係者間の情報共有の円滑化
現場が開くその手順書、本当に最新版ですか
文書管理システム『デジタルドルフィンズ』があれば、製造手順書や作業標準を版管理のもとで保管し、改訂履歴とあわせて最新版を参照しやすくします。閲覧範囲は権限設定で調整でき、旧版の参照による手戻りを減らすことに役立ちます。 Word、Excel、PDF、CAD、画像など多様なファイル形式を保管でき、全文検索・属性検索・OCRで必要な文書を引き出しやすくします。権限・グループ設定で、部署をまたぐ全社基盤として広げられます。既存システムとの連携はオプション対応・個別対応となる場合があります。 1949年創業の当社が25年以上取り組む3S活動の知見に基づく運用コンサルティングとあわせてご提供し、現場への定着まで支援します。ご用命の際は、当社へお気軽にお問い合わせください。
建設業界の図面管理、用語の疑問を解決
建設業界では、図面の版管理、承認プロセス、関係者への配布、改訂履歴の追跡など、専門的な用語が多く用いられます。これらの用語を正確に理解することは、図面管理システムの導入・運用をスムーズに進め、プロジェクトの円滑な進行に不可欠です。当用語集は、図面管理システムに関する必要な言葉の意味を迅速に確認できるため、建設現場での図面共有や情報伝達の精度向上に貢献します。 【活用シーン】 ・建設現場での図面共有 ・関係者間の情報伝達 ・図面管理システム導入時の学習 ・プロジェクト進行中の用語確認 【導入の効果】 ・図面管理に関する専門用語の理解促進 ・情報共有の円滑化 ・図面管理システムの活用度向上 ・業務効率の改善
文書管理とワークフロー機能の実装で、探したい情報がすぐに見つかる環境を実現した事例！
Kグループ様に、「社内ポータルサイト」の開発・導入をサポートした 事例をご紹介いたします。 これまでは社内文書の管理をEXCEL・WORD・手書き等で行っており、 情報の共有スピードに課題がありました。 社内規定や申請書式を共有する文書管理機能などを実装し、 各種申請業務の電子化によるペーパーレス化が進みました。 【システム導入以前の問題点】 ■社内で使用する複数の業務システムやサービスが存在しており、 それぞれ個別のログインが必要であったため、使いやすさや パスワード管理の負担が課題となっていました ■紙の文書が多く運用されていたため、ペーパーレス化を促進して 資源の節約を図るとともに、文書を中央管理して情報の整合性と セキュリティを向上させる必要がありました ※詳しくは関連リンクをご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
デジタル技術で情報漏洩のリスクを回避する！“テレワーク本格導入の阻害要因とデジタルでの対応”をイラストを用いて詳しくご紹介。
テレワークや在宅勤務を導入する企業が増えている一方で、 業務の性質やIT環境の不備により、多くの社員が出社せざるを得ない実態も明らかになりました。 特に、日本社会の根強い紙文化がもたらす各種の問題が浮き彫りになっています。 当資料では、“テレワークを阻む紙文化の慣行”や “テレワーク本格導入の阻害要因とデジタルでの対応”をイラストを用いて詳しくご紹介。 ぜひ、ご一読ください。 【掲載内容】 ■テレワークを阻む紙文化の慣行 ■ダウンロードやプリントの制御により情報漏洩を防止 ■業務の効率化や高度化のチャンス ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
【上書き禁止によるシステム的制御、監査証跡による抑止】文書管理クラウド『Perma Document』
「製造の際、報告すべき不適合があったにも関わらず、記録を改ざんし隠ぺいされた」 というニュースが話題になりました。 製造現場での改ざんは、製品の品質低下や法規制違反による社会的信用の失墜など様々な問題を引き起こします。 また、上記のような意図的な例だけでなく、誤って文書を上書きしてしまったという場合でも、同様の結果を招きます。 このようなリスクに対しては、ユーザ教育だけでなくシステムによる制御が必要です。 Perma Documentでは、文書を変更する際は必ずバージョンアップをする必要があるため、上書き保存／改ざんはできません。 また各バージョンが保管されているため、後から変更部分を確認することも可能です。 ユーザは特に意識しないで通常のファイルサーバと同じように使っていても、内部ではしっかりと管理できています。 また、監査証跡機能も有しており、不正の抑止効果が期待できます。 ご興味のある方はパンフレットをご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。
【上書き禁止によるシステム的制御、監査証跡による抑止】文書管理クラウド『Perma Document』
「製造の際、報告すべき不適合があったにも関わらず、記録を改ざんし隠ぺいされた」 というニュースが話題になりました。 製造現場での改ざんは、製品の品質低下や法規制違反による社会的信用の失墜など様々な問題を引き起こします。 また、上記のような意図的な例だけでなく、誤って文書を上書きしてしまったという場合でも、同様の結果を招きます。 このようなリスクに対しては、ユーザ教育だけでなくシステムによる制御が必要です。 Perma Documentでは、文書を変更する際は必ずバージョンアップをする必要があるため、上書き保存／改ざんはできません。 また各バージョンが保管されているため、後から変更部分を確認することも可能です。 ユーザは特に意識しないで通常のファイルサーバと同じように使っていても、内部ではしっかりと管理できています。 また、監査証跡機能も有しており、不正の抑止効果が期待できます。 ご興味のある方はパンフレットをご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。
【記録書フォーマットを簡単作成、ワークフローによる記録作成(改ざん不可)】文書管理クラウド『Perma Document』
担当者が記入／押印後、次の人に渡し、次の人も追記／押印後、さらに次の人に渡す、いわゆる申請書類のような記録書フォーマットをご利用ではないでしょうか。 物理的に紙の申請書類を利用する場合は、誰が止めているのかわからない上に、紛失するリスクがあります。 また、物理的に距離が離れている拠点が介在すると時間が掛かるといった課題がありました。 従来、このようなものを電子化するためには、記録書フォーマットごとにプログラム開発をしてアプリケーションを作成する必要があり、莫大なコストが掛かりました。 Perma Documentでは、業務担当者がプログラムを作成することなく、簡単な設定作業だけで記録書フォーマットを作成することが可能です。 この記録書は、ワークフローを利用して順番に各ユーザが担当部分のみを入力して作成します。また、ユーザは押印の代わりに電子署名をします。 さらに、一切、改ざんができない作りとなっており、製品／業務品質に拘りを持つお客様に好適です。 ご興味のある方はカタログP8をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。
【担当者が簡単にフォーマット作成、電子署名・電子記録で回収業務が不要に】文書管理クラウド『Perma Document』
データインテグリティ規制では記録用紙の適切な管理が求められています。 １）記録用紙の作成・承認 ２）記録用紙の印刷 ３）記録用紙は改ざんができないように、各ページを特定する情報(ナンバリング等)の付与と発行管理 ４）記録用紙を不正コピーできないように、正本へのQAの署名、打抜き機の利用、プリントドライバーの地紋印刷機能の利用等々 ５）ブランク及び記録済の用紙すべての回収 いずれも、不正な記録による製品品質の低下を防止するためには必要な管理ですが、紙に出力した記録用紙を規制適合させるための管理には膨大な手間が掛かります。 Perma Documentでは、 (A)担当者による簡単な設定で電子記録用紙を作成し、電子的に記録を入力(電子署名／改ざん防止／監査証跡機能あり) (B)紙の記録の発行／回収を管理する の2種類の方法でデータインテグリティ規制へ対応可能です。どちらか一方、あるいは業務によって使い分けもできます。 ご興味のある方はパンフレットP9をご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。
デザイン業界の文書を効率化！スマホで完結、既存文書感覚で操作。
デザイン業界では、見積書や請求書、契約書など、様々な文書のフォーマットが混在し、管理が煩雑になりがちです。特に、複数のデザイナーが関わるプロジェクトでは、文書の統一性が保たれず、ブランドイメージを損なう可能性もあります。EasyBillは、ExcelやWordで作成した社外向け文書を簡単にハンコ入りPDF化し、保存・再利用できるシステムです。既存文書と同じ操作感でデジタル化でき、スマホやタブレットでもそのまま利用可能です。 【活用シーン】 ・デザイン事務所での見積書・請求書の発行 ・クライアントとの契約書作成 ・社内文書の承認フロー 【導入の効果】 ・文書フォーマットの統一 ・業務効率化によるコスト削減 ・ブランドイメージの向上
正確な文書作成と効率的な管理を実現する、士業のための文書管理システム
士業の皆様は、クライアントとの契約書や各種申請書類など、正確性が求められる重要な文書を多数取り扱います。これらの文書の作成、承認、管理には、時間と手間がかかり、ミスも許されません。EasyBillは、ExcelやWordで作成した社外向け文書を簡単にPDF化し、電子印鑑による押印を可能にすることで、紙のやり取りや押印の手間を削減します。また、文書の一元管理により、必要な文書をすぐに検索できるため、業務効率を向上させます。 【活用シーン】 ・契約書、請求書、報告書などの作成と管理 ・クライアントへの迅速な書類提出 ・リモートワーク環境での文書承認 【導入の効果】 ・文書作成・管理にかかる時間の短縮 ・ミスの削減と正確性の向上 ・ペーパーレス化によるコスト削減
不動産契約や書類をスマホで簡単管理！業務効率化とコスト削減を実現。
不動産業界では、契約書や重要書類の追跡と管理が不可欠です。物件の売買契約、賃貸契約、重要事項説明書など、多くの書類がやり取りされ、その進捗状況を正確に把握する必要があります。紙ベースでの管理は、紛失のリスクや、承認プロセスの遅延、情報共有の困難さといった課題を抱えています。EasyBillは、これらの課題を解決し、不動産業界の業務効率化を支援します。 【活用シーン】 ・契約書の作成と承認 ・重要書類の追跡と管理 ・顧客への書類送付 ・社内での情報共有 【導入の効果】 ・書類の紛失リスクを軽減 ・承認プロセスの迅速化 ・情報共有の円滑化 ・ペーパーレス化によるコスト削減
医療機器メーカー様向け。設計文書・手順書・変更履歴を権限/ログ付きで保管。規制対応を意識した“公式保管庫"として運用頂いた事例
医療機器メーカー様における、当社「necfru drive」の導入事例をご紹介します。 同社では、規制対応に伴い文書の版管理や証跡の重要性が高い一方、 関係部門が多くアクセス権の管理が煩雑になっていました。 そこで、文書種別・製品・版・承認状態ごとにタグを統一し、 部門や役割に応じて閲覧・ダウンロード権限を細かく設定しました。 その結果、監査準備における資料収集の工数が削減され、権限管理の整理が進んだことで情報統制の強化につながっています。 【事例概要（一部）】 ■課題 ・監査時に必要な文書を横断的に探しづらい ・誤削除や上書き時の復旧手順が属人化している ■対応内容 ・操作ログにより閲覧・ダウンロード履歴を可視化 ・90日間のゴミ箱機能＋版管理で復旧フローを標準化 ＼お役立ち資料進呈中／ ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
月13、000枚の証明書処理を完全自動化！OCRとQRコードで実現した業務効率化事例をご紹介！
検定機関様へ、当社の「PscanServePlus」を導入した事例をご紹介いたします。 検定証明書の大量処理を対象にスキャン後の自動振り分けとOCR電子化を組み合わせることで、 月間13、000～14、000枚の処理業務を大幅に効率化することに成功しました。 従来の手作業によるリネーム・フォルダ振り分け作業を完全に自動化し、QRコードを活用した確実な文書管理システムを構築。 OCRによる電子化も同時に実現し、業務効率向上と文書管理の精度向上を両立させました。 【導入概要】 ■ 導入先：検定機関 （利用部署：総務・事務部門） 対象書類の量： 月間13、000～14、000枚（繁忙期）主に証明書3種類のフォーマット ■ 導入効果： ・現在の運用方法を変更せず、スキャン後の振り分け作業を完全自動化 ・QRコードによる確実な文書識別で、OCR誤認識の課題を解決 ・手作業によるリネーム・フォルダ振り分け時間をゼロに短縮 ・他の重要業務への時間配分が可能となり、生産性が大幅に向上 ※詳しくはカタログをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱える「品質」「保管」「活用」の課題を解決する文書管理・情報共有システム
コスト削減・生産性向上に向けたバックオフィスのDX推進や、電子帳簿保存法対応のため、多くの企業で文書保管の取り扱い方法が見直されています。 スキャナ保存の要件緩和や電子保存の義務化など社内文書全般の取り扱いはどうしたら良いかというご相談も増えております。 そこで、企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム『楽々Document Plus』 のご紹介！ 【特長】 ■導入企業1000社以上の安心の文書管理システム ■契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富 ■アクセス制御で厳格なセキュリティ管理が可能 ■Word、Excel、PPT、PDFなどファイル形式は不問 一般のオフィス文書をはじめ、契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、電子帳簿保存法への対応など、幅広い用途で利用可能な紹介資料を進呈！ ※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせください。
製造業の部品管理を効率化する、現場発のシステム
製造業の部品管理においては、図面や仕様書、品質管理書類など、多岐にわたる文書の正確な管理と迅速な共有が求められます。特に、部品の仕様変更や製造ラインでの確認作業において、必要な情報にすぐにアクセスできない場合、生産遅延やミスの原因となり得ます。また、紙媒体での管理は保管スペースの確保や検索の手間が発生します。『デジタルドルフィンズ』は、製造業の現場で実際に使用されながら開発されたシステムであり、これらの課題解決を支援します。 【活用シーン】 ・部品図面や仕様書の検索・共有 ・製造ラインでの図面確認 ・品質管理書類の保管・管理 ・サプライヤーとの情報共有 ・外出先からの部品情報へのアクセス 【導入の効果】 ・部品情報の検索時間を短縮 ・書類探しのコストを削減 ・図面確認のスピードアップ ・ペーパーレス化によるスペース削減 ・どこからでも必要な情報にアクセス可能
発電所管理における図面管理システム用語を網羅
エネルギー業界、特に発電所管理においては、設備の維持管理や改修、安全確保のために、図面管理システムの正確な理解と運用が求められます。版管理、承認プロセス、配布、図面改訂といった専門用語は、業務の円滑な進行と、誤解によるリスク回避のために重要です。この用語集があれば、必要な言葉の意味をすぐに確認でき、図面管理システムの正しい活用と、発電所における円滑な業務運用につながります。 【活用シーン】 ・発電所の設備保全担当者 ・プラントエンジニアリング部門 ・新規設備導入プロジェクト ・図面管理システムの導入・運用担当者 【導入の効果】 ・専門用語の理解促進による、図面管理システムの活用度向上 ・業務におけるコミュニケーションの円滑化 ・図面管理に関する誤解やミスの低減 ・効率的な情報共有と意思決定の支援
取引先から証明書を受け取っていても、監査のたびに裏付けを探し直していませんか
文書管理システム『デジタルドルフィンズ』があれば、材料スペックや品質証明書、SDS（旧MSDS）が担当者の手元やメールに分散し、監査のたびに探すところから始まる状態を整理できます。材料を軸に文書を束ね、必要な証明書へたどりやすくします。 フォルダ階層に依存せず属性で必要な文書を絞り込め、権限とグループの設定で公開範囲を業務に合わせて調整できます。既存システムとの連携にも対応し（オプションまたは個別対応）、設計・生産技術・品質管理をまたぐ部門横断の基盤としてご利用いただけます。 25年以上にわたる3S活動で培った文書管理コンサルティングとあわせて、運用設計から導入まで支援します。ご用命の際は、当社へお気軽にお問い合わせください。 ※あわせて「図面・技術文書管理 見直し必要度チェックシート」もご参照ください。 ※詳しくはPDFをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせください。
食品業界の品質管理担当者様へ！ISO文書管理を効率化するクラウドシステム
食品業界の品質管理においては、ISO文書の適切な管理が不可欠です。食品の安全性を確保し、法令遵守するためには、文書の正確性、最新性、そしてアクセス性が重要となります。しかし、従来の紙ベースでの管理や、煩雑なファイル管理は、誤記や情報共有の遅延、紛失のリスクを伴い、業務効率を低下させる可能性があります。i-ShareDXは、食品業界の品質管理担当者様のISO文書管理における課題を解決します。 【活用シーン】 ・食品製造における品質管理部門 ・食品の安全性に関わる文書管理 ・ISO認証取得・維持 【導入の効果】 ・文書管理の効率化による業務時間の短縮 ・情報共有の迅速化による意思決定のスピードアップ ・コンプライアンス遵守の強化
【最新・有効文書のみ参照に制御】文書管理クラウド『Perma Document』
文書は一度作成したら終わりではありません。 内容が理解しにくい箇所を改善したり、情報を常に最新化しておく必要があります。 とはいえ、文書の更新中に業務を止めるわけにもいかないですよね。 その際に意図せず更新途中の文書を使ってしまうリスクが考えられます。 Perma Documentでは文書が不正にバージョンアップされていないことを保証するため、文書の各バージョン文書を残すようになっています。 V1.0 過去バージョン V2.0 有効バージョン V3.0 レビュー中バージョン 他社の文書管理システムでは、仮にバージョン管理ができても、常に最新バージョンを開くような仕様になっていることが多く、上記の例だと文書を開くとV3.0 レビュー中バージョンが開いてしまいます。 Perma Documentだと文書を開くと、V2.0 有効バージョンがデフォルトで開き、文書を利用する際に無効なバージョンを利用することがないようになっています。 ご興味のある方はカタログをご覧ください。 またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。
医療機関の文書管理を効率化！ペーパーレス化を促進します。
医療業界の管理部門では、診療報酬明細書や各種申請書類など、多くの文書を正確に管理する必要があります。特に、個人情報保護の観点から、文書の厳重な管理と迅速な検索が求められます。EasyBillは、電子化された文書の一元管理を実現し、紙文書の保管スペース削減にも貢献します。電子帳簿保存法にも対応しており、コンプライアンス強化にもつながります。 【活用シーン】 ・診療報酬明細書の発行と管理 ・各種申請書類の電子化と承認 ・個人情報を含む文書の厳重管理 【導入の効果】 ・文書の検索性向上 ・紙文書の削減によるコスト削減 ・コンプライアンス強化 ・テレワークの推進
イベント関連の文書をスマホで簡単管理！業務効率化とコスト削減を実現。
イベント業界では、見積書、請求書、注文書など、多くの文書を効率的に管理することが重要です。特に、イベントの準備から開催、事後処理まで、様々な関係者との間で迅速かつ正確な情報共有が求められます。紙の書類や煩雑なファイル管理は、情報共有の遅延や紛失のリスクを高め、業務効率を低下させる可能性があります。EasyBillは、ExcelやWordで作成した社外向け文書を簡単にハンコ入りPDF化し、保存・再利用できるシステムです。作成できる文書は、見積書・請求書・注文書のほか、内定証明書や在職証明書など幅広く対応。既存文書と同じ操作感でデジタル化でき、スマホやタブレットでもそのまま利用可能。 【活用シーン】 ・イベント企画会社での見積書・請求書の発行 ・イベント会場での契約書・注文書の作成 ・イベント関連の各種申請書類の管理 【導入の効果】 ・紙の書類を削減し、コストを削減 ・文書の検索性を向上させ、情報共有を迅速化 ・場所を選ばず、どこでも承認作業が可能に
一度たりとも紙に戻さない！約2ヶ月間でのシステム移行をどう乗り越えたのか
独立行政法人国立病院機構名古屋医療センター様における 「Agatha 施設文書保管＋IRB」の導入事例をご紹介いたします。 同院では、使用していた治験業務支援システム「カット・ドゥ・スクエア」の 廃止に伴い、少しでも早く後継システムを契約して、実際に操作し、 運用方法検討・SOP作成といった準備に取り掛かる必要がありました。 導入後は、システムの自由度が高く、同院の運用方法に合わせた表示方法の カスタマイズができた等のお声をいただいております。 【採用の決め手】 ■契約から利用開始までが、とにかく早い ■契約前に無料のお試しプランの利用ができ、実際に操作感を確認することができる ■システムの操作や運用に対するフォローが充実している ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
国内外拠点での技術系文書をセキュリティを保ちながら効率的に共有することに成功した事例をご紹介！
製造業A社様へ、当社の「PsafeVIEW」と「HGPscanServPlus」を組み合わせたソリューションを導入した事例をご紹介いたします。 国内外拠点で共有する図面や仕様書などの技術系機密文書を対象に、 暗号化PDFによる安全な共有とクライアント側の専用アプリケーション不要による運用効率化を実現しました。 自社で運用していた文書管理システムでは困難だった高度なセキュリティ要件と大規模ユーザー対応の両立を実現し、 技術管理系部門全体の業務効率化と情報セキュリティ強化に寄与しました。 【導入概要】 ■ 導入先：製造業（利用部署：技術管理系） ■ 導入効果： ・図面や仕様書など、技術系文書の二次利用を防止でき、国内外問わずセキュアにファイル共有ができるように ・クライアント側に専用アプリケーションが不要なため、ユーザーへの案内や管理が楽になった ・既存システムのリプレースでも、セキュリティ要件を満たして導入できた ※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
