文書管理システム(コスト) - メーカー・企業と業務用製品

ＧｘＰ品質文書３：複数ファイルで構成の文書をまとめて承認したい

【複数ファイルも一文書として承認可能】文書管理クラウド『Perma Document』

製品標準書、手順書、マニュアル等、ページ数が多い文書、あるいは違うアプリケーション(MS-Word, MS-Excel, PDF等)で作成している文書のレビュー／承認を、「一つの文書扱い」で行いたいということがあると思います。今までの文書管理システムだと、文書単位ではなく、ファイル単位でしかレビュー／承認ができませんでした。その場合、一文書に対して何回も承認を行う必要がありますし、文書としての承認日、発効日、有効期限日が曖昧になっていました。 Perma Documentでは、違うアプリケーションで作成した複数のファイルをまとめて、一つの文書として扱い、レビュー／承認ができます。また、個々の文書と同様に、GxPで求められている以下の管理が可能です。・配布、アクセス、検索及び利用の記録・バージョン管理・ステータス管理(ドラフト→レビュー中→承認済→発効→有効期限切れ→保管期限切れ) 等々。ご興味のある方はカタログP5をご覧ください。またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

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ＧｘＰ品質文書５：まさか当社で文書の改ざんなんて・・・

【上書き禁止によるシステム的制御、監査証跡による抑止】文書管理クラウド『Perma Document』

「製造の際、報告すべき不適合があったにも関わらず、記録を改ざんし隠ぺいされた」というニュースが話題になりました。製造現場での改ざんは、製品の品質低下や法規制違反による社会的信用の失墜など様々な問題を引き起こします。また、上記のような意図的な例だけでなく、誤って文書を上書きしてしまったという場合でも、同様の結果を招きます。このようなリスクに対しては、ユーザ教育だけでなくシステムによる制御が必要です。 Perma Documentでは、文書を変更する際は必ずバージョンアップをする必要があるため、上書き保存／改ざんはできません。また各バージョンが保管されているため、後から変更部分を確認することも可能です。ユーザは特に意識しないで通常のファイルサーバと同じように使っていても、内部ではしっかりと管理できています。また、監査証跡機能も有しており、不正の抑止効果が期待できます。ご興味のある方はパンフレットをご覧ください。またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

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ＧｘＰ品質文書２：誤って更新途中の文書を使って業務してしまった

【最新・有効文書のみ参照に制御】文書管理クラウド『Perma Document』

文書は一度作成したら終わりではありません。内容が理解しにくい箇所を改善したり、情報を常に最新化しておく必要があります。とはいえ、文書の更新中に業務を止めるわけにもいかないですよね。その際に意図せず更新途中の文書を使ってしまうリスクが考えられます。 Perma Documentでは文書が不正にバージョンアップされていないことを保証するため、文書の各バージョン文書を残すようになっています。 V1.0 過去バージョン V2.0 有効バージョン V3.0 レビュー中バージョン他社の文書管理システムでは、仮にバージョン管理ができても、常に最新バージョンを開くような仕様になっていることが多く、上記の例だと文書を開くとV3.0 レビュー中バージョンが開いてしまいます。 Perma Documentだと文書を開くと、V2.0 有効バージョンがデフォルトで開き、文書を利用する際に無効なバージョンを利用することがないようになっています。ご興味のある方はカタログをご覧ください。またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

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品質文書の課題10：記録用紙の適切な管理はどうしたらいいのか

【担当者が簡単にフォーマット作成、電子署名・電子記録で回収業務が不要に】文書管理クラウド『Perma Document』

データインテグリティ規制では記録用紙の適切な管理が求められています。１）記録用紙の作成・承認２）記録用紙の印刷３）記録用紙は改ざんができないように、各ページを特定する情報(ナンバリング等)の付与と発行管理４）記録用紙を不正コピーできないように、正本へのQAの署名、打抜き機の利用、プリントドライバーの地紋印刷機能の利用等々５）ブランク及び記録済の用紙すべての回収いずれも、不正な記録による製品品質の低下を防止するためには必要な管理ですが、紙に出力した記録用紙を規制適合させるための管理には膨大な手間が掛かります。 Perma Documentでは、 (A)担当者による簡単な設定で電子記録用紙を作成し、電子的に記録を入力(電子署名／改ざん防止／監査証跡機能あり) (B)紙の記録の発行／回収を管理するの2種類の方法でデータインテグリティ規制へ対応可能です。どちらか一方、あるいは業務によって使い分けもできます。ご興味のある方はパンフレットP9をご覧ください。またさらに詳細な情報が必要な場合はお問い合わせください。

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エンタープライズサーチ／文書管理システム－FileBlog－

見つかる！ファイルサーバーが文書管理システムに。全文検索・文書管理機能でファイルサーバー活用・ナレッジ共有の効率UP！

FileBlogは、ファイルサーバー複数（1億超ファイル）を統合的に高速・安全に全文検索でき、Webブラウザ上でファイルの全ページを閲覧できるエンタープライズサーチシステムです。ファイルの属性管理やバージョン管理など文書管理機能も提供し、既存ファイルサーバーに文書管理システムを付加できます。（ファイルデータの引っ越しが不要）便利な機能でファイルサーバー活用をドライブさせて業務効率UPの実現に役立ちます。【ファイル管理の課題を解決！】こんな悩みはありませんか？？ ● ファイルサーバー内に散在しているファイルを探せない ● 複数ファイルサーバーを統合的に検索したい ● ファイルサーバーでファイルの属性管理、バージョン管理したい ● 複合機連携している文書管理システムから移行したい ● ファイルサーバーをモバイルデバイスでも共有したい ● 組織外の特定多数にファイルを公開したい ● ネットワーク分離の環境でファイル共有したい ● SharePoint Onlineのファイルを検索したい ● 生成AIとの連携でファイルサーバー内文書を活用したい

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